Eu já vi de tudo na minha trajetória junto a clínicas e consultórios: surpresas na fatura do mês, materiais que somem do estoque como passe de mágica e contratos antigos carregando valores que parecem fossilizados. O tema do controle de custos em clínicas odontológicas não é apenas um luxo de gestão, mas uma das poucas garantias de sobrevivência, e crescimento, em tempos turbulentos. Se alguma vez você já se pegou pensando “como manter a lucratividade em tempos de incerteza?”, saiba que não está só. E sinceramente, quem nunca passou por uma situação em que aquele imprevisto endoidou todo o planejamento financeiro do mês?
Nestes anos acompanhando de perto a rotina das clínicas, entendi que anotações em agenda, recibos jogados em uma pasta e “memória do caixa” não funcionam mais. Hoje, quando converso com outros dentistas e gestores, percebo que as dúvidas giram em torno das mesmas questões: como organizar despesas, o que realmente significa ter um fluxo de caixa saudável, e qual o segredo para automatizar processos sem perder o controle?
Pensando nisso, construí este guia em 7 passos práticos baseando-me na minha experiência, em recomendações da Receita Federal do Brasil, da FGV e nas melhores práticas que conheço, incluindo o uso de sistemas como o IZI Soft para simplificar a rotina. O resultado? Menos papelada, menos stress e mais tempo para focar nos pacientes.
Todos querem lucratividade, mas poucos entendem de verdade como alcançá-la em tempos de incerteza.
1. Entenda os tipos de custos: fixos x variáveis
Antes de falar sobre números e estratégias, preciso comentar algo que já vi sendo ignorado inúmeras vezes: a falta de clareza sobre o que é custo fixo e o que é custo variável quase sempre leva a decisões ruins.
Segundo a Receita Federal do Brasil, a separação correta entre essas duas categorias é o pontapé inicial de uma boa gestão.
- Custos fixos: Aqueles que permanecem iguais, mesmo se sua agenda lotar ou esvaziar, como aluguel, salários de recepcionistas, internet, tarifas bancárias e contratos de terceirizados (limpeza, contabilidade).
- Custos variáveis: Flutuam conforme o volume de procedimentos realizados, incluindo material odontológico (anestésico, resinas, brocas), laboratórios de prótese, EPIs, e taxas sobre operações de cartão.
Já perdi a conta de quantas vezes colegas confundem esses conceitos, o que trava até aquela pergunta básica: “onde posso cortar sem prejudicar a qualidade?”
Custos mal classificados geram decisões desastrosas.
Na prática, recomendo montar uma listagem completa. Toda despesa deve ser analisada: é recorrente? Varia conforme o movimento do consultório? Repita esse exercício pelo menos a cada seis meses.
2. Mantenha registros detalhados e crie um fluxo de caixa saudável
Lembro que, há anos, anotar tudo no caderno era “suficiente”. Não é mais. Com a quantidade de pagamentos digitais, recebimentos por diferentes canais e prazos distintos, só a tecnologia consegue ajudar a reunir tudo em um único lugar. Mas antes de sugerir ferramentas, quero mostrar o básico: um fluxo de caixa detalhado é o coração financeiro das clínicas.
- Entradas: Recebimentos de consultas, procedimentos, planos, vendas de produtos, reembolsos de convênios.
- Saídas: Salários, fornecedores, impostos, materiais, manutenções, aluguel, despesas administrativas.
Por mais simples que pareça, já vi muita gente misturando dinheiro pessoal com da clínica ou registrando de modo incompleto as despesas variáveis. O resultado disso é a famosa sensação de “o dinheiro entra, mas some”.
No IZI Soft, aprendi como a conciliação automática facilita a vida, tanto para mim quanto para quem cuida do caixa. Fazer lançamentos detalhados diariamente, comparando com extratos bancários conferidos, permite uma visão honesta da real situação do negócio.
Sem controle, você só descobre o buraco quando já está fundo.
3. Revise contratos e despesas periodicamente
Confesso que, se tem um erro clássico que presenciei, é o arquivamento dos contratos e a inércia para renegociar. Por preguiça ou medo do conflito, clínicas deixam passar reajustes abusivos, cobranças indevidas e condições desatualizadas. Isso pode custar caro, literalmente.
De acordo com estudos da FGV, revisar contratos e despesas periodicamente é uma das melhores maneiras de preservar a margem de lucro em tempos de incerteza.
Minha sugestão?
- Liste todos os contratos (aluguel, fornecedores de material, serviços terceirizados, telefonia, sistemas de gestão e planos de manutenção).
- Verifique reajustes anuais, cláusulas de rescisão e multas escondidas.
- Anote as datas de renovação para negociar antecipadamente e buscar alternativas se preciso.
- Estabeleça um calendário semestral para revisar esses contratos, com acompanhamento de despesas.
Negociar pode ser desconfortável, mas ficar no prejuízo é bem pior.
4. Automatize processos e reduza a papelada
Antigamente, achava que digitalizar as rotinas era conversa para grandes clínicas. Hoje, sei que, independente do porte, qualquer consultório se beneficia, e muito! Ferramentas digitais são recomendadas pela Receita Federal do Brasil, ajudando na emissão de notas, controle financeiro, gestão de agenda e documentação. E vamos ser sinceros: tempo perdido procurando papéis e problemas com descuidos em agendas manuais custam mais caro do que muitos imaginam.
Já testei diferentes plataformas, mas poucas são intuitivas e pensadas para odontologia como o IZI Soft. Quem usa sabe: conexões inteligentes com WhatsApp Business, assinatura digital e relatórios automáticos reduzindo a chance de erro, liberam tempo para cuidar do que importa, o paciente.
- Agenda digital inteligente elimina faltas e permite remarcações rápidas;
- Assinatura digital facilita contratos com pacientes e fornecedores;
- Conciliação bancária automática ajuda a fechar o caixa no fim do dia em minutos;
- Alertas de vencimentos de contas sugerem o momento ideal para pagar, evitando multas e juros.
Papelada presa ao passado é custo escondido a cada mês.
De acordo com a Receita Federal, a informatização acelera processos e diminui riscos de erro. E convenhamos: menos papel, menos bagunça e mais clareza nos resultados.
5. Renegocie contratos e alinhe parcerias
Já perdi a conta de quantas vezes ouvi “mas o fornecedor não vai baixar preço pra mim”. Errado: negociações periódicas são práticas comuns, e muitas vezes, só não acontecem por falta de iniciativa da clínica.
No meu dia a dia, sempre marco revisões com laboratórios, fornecedores de materiais e serviços terceirizados a cada ciclo de 6 a 12 meses. Se não estiver satisfeito com prazos, condições ou preços, pesquise alternativas e argumente sobre volume, pontualidade e fidelidade como pontos de barganha.
- Peça propostas de outros fornecedores para comparar;
- Negocie condições melhores em contratos de maior duração;
- Procure descontos por compras recorrentes;
- Ofereça pagamento à vista para negociar abatimentos;
- Invista em parcerias sólidas de fornecimento contínuo, se possível, formalizadas em contrato (para conhecer oportunidades exclusivas de parcerias, veja a área de parceiros no IZI Soft).
Negociação é feita entre pessoas. Dê abertura, seja transparente e surpreenda-se com os resultados.
6. Use indicadores financeiros para não perder o rumo
De nada adianta organizar números e registros se você não tira insights disso. Em consultórios odontológicos, costumo acompanhar alguns KPIs básicos para saúde financeira, mas admito que já cometi o erro de ignorá-los por achar “complicado”. Não é, confie em mim.
- Margem de lucro: Mostra quanto sobra após descontar custos de cada serviço/procedimento. Baixas margens, por mais movimento que haja, levam a prejuízos disfarçados.
- Índice de inadimplência: Mede a quantidade de receitas não recebidas no prazo. Aumentos bruscos precisam de ação imediata.
- Ticket médio: Valor médio por consulta/procedimento. Ajuda a avaliar estratégias de preço e mix de serviços ofertados.
- Giro de estoque: Mostra como e quando materiais são usados. Estoques altos demais representam dinheiro parado, enquanto baixos demais podem causar atrasos ou compras emergenciais (normalmente mais caras).
- Índice de ocupação de agenda: Mede o percentual de horários efetivamente ocupados com relação ao total disponível.
No painel de relatórios dos planos do IZI Soft, por exemplo, consigo visualizar rapidamente tais indicadores, criar comparativos mês a mês e planejar metas realistas. Inclusive, o próprio CRM integrado à plataforma ajuda a monitorar o relacionamento com pacientes, reduzindo cancelamentos e faltas.
Não basta medir, é preciso agir. KPIs são bússolas, não enfeites.
7. Crie cenários e estimule a formação em gestão financeira
Se tem uma coisa que aprendi, é que prever o futuro ninguém pode, mas simular diferentes possíveis cenários faz uma diferença enorme. Quando o inesperado bate à porta (pandemia, alta de preços, greve de fornecedores, mudanças legais...), só sobrevive quem já sabe o que fazer caso X, Y, ou Z ocorra.
Minha dica é desenvolver com sua equipe três cenários básicos:
- Otimista: Procura identificar o potencial máximo de faturamento e como manter os custos controlados com demanda elevada.
- Moderado: Baseado na média histórica de movimentação, servindo como referência para decisões de caixa e contratação.
- Pessimista: Prepara a clínica para quedas bruscas no número de atendimentos ou aumento inesperado das despesas, definindo cortes emergenciais e “planos de sobrevivência”.
Além disso, recomendo fortemente investir na capacitação da equipe sobre gestão financeira. Já presenciei situações em que a secretária, o dentista auxiliar e até a equipe do financeiro não sabiam montar um fluxo de caixa, gerar relatórios não adiantava nada. Participe de cursos, webinars ou treinamentos práticos. Sistemas como o IZI Soft oferecem até suporte via WhatsApp para dúvidas pontuais, o que faz toda a diferença para não travar decisões.
Planejar cenários não elimina o imprevisto, mas torna o baque menor e a reação mais rápida.
Mais dicas para o controle de custos na prática
- Faça a separação clara entre contas pessoais e contas da clínica. Misturar nunca ajudou ninguém;
- Registre todos os recebimentos. Sim, até aquele almoço pago pelo paciente via Pix como “gentileza”;
- Tenha políticas de cobrança bem definidas para evitar inadimplência e constrangimentos futuros;
- Informe-se sobre incentivos fiscais e possibilidades de parcelamento de impostos regionais ou federais;
- Controle o uso de insumos para evitar desperdícios e compras emergenciais “de última hora”;
- Aproveite integrações de sistemas (como WhatsApp Business, agendas digitais, financeiras) para ganhar visão global em tempo real.
Clareza e rotina são o segredo. O que não é rotina, vira problema.
Conclusão: mais liberdade para crescer em tempo de incerteza
Na minha trajetória, entendi que o verdadeiro segredo não está só no corte de custos, mas na combinação de organização, tecnologia e pessoas preparadas. O controle de custos é, acima de tudo, uma forma de aumentar a liberdade da clínica, para crescer quando o mercado permite, para recuar rapidamente quando as nuvens ficam cinzentas, e para respirar melhor todos os dias, sabendo que o financeiro está sob controle.
Simplificar processos, usar ferramentas digitais como o IZI Soft, capacitar quem está ao seu lado e ter disciplina para revisar contratos e cenários já transformou muitas clínicas que acompanhei. E, se eu posso recomendar um passo, é este: não adie as melhorias, comece agora! Conheça melhor as soluções e planos do IZI Soft, traga sua equipe para o jogo, e prepare sua clínica para atravessar qualquer incerteza, seja ela qual for.
Clínicas organizadas em custos, colhem crescimento constante.
Perguntas frequentes sobre controle de custos odontológicos
O que é controle de custos odontológicos?
Controle de custos odontológicos é o processo de planejar, registrar e acompanhar todas as receitas e despesas de uma clínica ou consultório, com o objetivo de evitar desperdícios e garantir sustentabilidade e crescimento financeiro. Ele envolve desde a separação de custos fixos e variáveis, passando pelo fluxo de caixa detalhado, até o uso de indicadores para monitorar resultados.
Como manter a lucratividade em tempos incertos?
Na minha experiência, manter a lucratividade em períodos de instabilidade depende de alguns fatores combinados: ter registro detalhado de entradas e saídas, revisar periodicamente contratos e fornecedores para renegociar condições, automatizar processos para evitar erros e perder tempo, além de criar cenários financeiros para agir rápido frente a imprevistos. Segundo a Fundação Getulio Vargas, revisar contratos e planejar finanças com regularidade são tarefas indispensáveis nesse contexto.
Quais são os melhores métodos para reduzir custos?
Reduzir custos passa, essencialmente, por identificar onde estão os “gargalos” financeiros. Entre os métodos que mais recomendo estão: renegociar contratos, automatizar rotinas (por exemplo, com ferramentas digitais como o IZI Soft), controlar o uso de materiais para evitar desperdícios, adquirir insumos em maior quantidade para obter descontos, revisar fornecedores e eliminar despesas desnecessárias. Pequenas mudanças de comportamento também fazem diferença, como checar estoques antes de comprar e envolver a equipe no processo de economia.
Vale a pena investir em softwares de gestão?
Sim, vale (e muito) investir em softwares de gestão odontológica, pois eles centralizam dados, automatizam rotinas e trazem clareza nos registros, tornando a administração mais precisa, rápida e menos suscetível a erros. Segundo recomendações da Receita Federal do Brasil, usar sistemas digitais reduz riscos de falhas, descuidos e perda de informações importantes na gestão do consultório.
Como evitar desperdícios na clínica odontológica?
Na minha rotina, evitar desperdícios começa pelo registro de entradas e saídas de materiais, treinamento da equipe quanto ao uso correto de insumos e aquisição em quantidades adequadas. Adotar uma lista de controle (checklist) no estoque e usar ferramentas digitais para alertas de validade ajudou muito, assim como repensar embalagens e processos para evitar descartes desnecessários.
