Trocar de sistema odontológico costuma gerar ansiedade. Quando decidi migrar o software da minha clínica, passei noites em claro pensando se estava fazendo o certo, será que o novo sistema vai me ajudar mesmo? Terei dores de cabeça? E se perderem meus dados, como faço?
Eu já me fiz todas essas perguntas, e sei que são dúvidas presentes no dia a dia de quem pensa em atualizar a tecnologia da clínica. Pensando nisso, escrevi este artigo trazendo as 5 dúvidas mais comuns sobre trocar de sistema odontológico, com respostas baseadas em minha experiência e em orientações de órgãos sérios, como o Inep e a CVM. Compartilho também como soluções como o IZI Soft tratam cada uma dessas questões.
Quanto custa, de verdade, trocar de sistema odontológico?
O medo de custos ocultos aparece primeiro. A maioria das clínicas se preocupa não só com o valor mensal, mas também com taxas para migrar dados, treinar a equipe, manter o suporte e customizar processos.
Em minha experiência, alguns pontos precisam ser questionados ao fornecedor antes da troca:
- Se a migração dos dados já está incluída no pacote inicial;
- Quais recursos extras são cobrados à parte (agenda, CRM, assinatura digital, etc.);
- Se existe taxa para cancelamento antecipado ou multa contratual;
- Como é feita a cobrança do suporte e se ele está disponível em canais rápidos como WhatsApp;
- Se o sistema oferece nível de segurança compatível com LGPD sem exigir upgrades pagos;
- Transparência na política de reajuste anual de valores.
Antes de fechar contrato, peça sempre tudo por escrito e solicite uma simulação completa da sua clínica. Isso evita surpresas desagradáveis.
Um bom exemplo de clareza é o IZI Soft, que sinaliza os valores de cada plano e diferencia os recursos disponíveis, além de garantir suporte próximo sem custo extra pelo WhatsApp.
Só assine depois de entender cada detalhe do contrato.
E se minha equipe não se adaptar ao novo sistema?
Outra dúvida forte é sobre o tempo e a curva de aprendizado. A equipe sentirá dificuldade? Será que terei queda na qualidade do atendimento? Se o software promete facilitar sua rotina, ele realmente precisa ser intuitivo.
Segundo uma live realizada pelo Inep, capacitação contínua é fator-chave na adaptação a novos sistemas. Na prática, eu percebi que o segredo está em três pilares:
- Telas simples e lógicas, que reduzem o tempo gasto em tarefas rotineiras;
- Treinamento rápido e dinâmico, de preferência em módulos curtos por vídeo ou WhatsApp;
- Manual de consulta rápida, sim, aquele PDF simples salva vidas quando esquecemos uma etapa.
No IZI Soft, percebi que o suporte pelo WhatsApp foi fundamental; sempre havia alguém pronto para responder dúvidas no ato, o que acelerou o engajamento da equipe. E honestamente, ninguém gosta de manual gigante. Simples assim.
Posso perder meus dados na mudança de sistema?
Esse talvez seja o maior pavor dos profissionais: perder histórico financeiro, laudos, ou fichas dos pacientes. Eu confesso que só assinei contrato após entender cada etapa da migração de dados.
A migração de sistemas precisa ser feita em etapas, com validação em cada fase. O Manual de Migração do Inep traz até um roteiro recomendando backups, conferências e testes de integridade antes de finalizar a troca.
- Solicite sempre uma cópia de segurança antes da migração;
- Verifique se o novo sistema faz testes de importação antes de liberar o acesso final;
- Confirme como funciona o processo de auditoria e validação dos dados migrados;
- Peça um relatório para comparar as informações pré e pós-migração.
Na experiência que tive com o IZI Soft, o pessoal demonstrou cada etapa do processo e deixou claro que, se um paciente ou lançamento não aparecesse corretamente após a transferência, eles cuidariam de ajustar, sem custo extra. Essa segurança me fez dormir melhor.
A migração de sistemas na CVM mostra que o planejamento e o detalhamento são essenciais para minimizar impactos operacionais.
Se o fornecedor não garante a integridade dos seus dados, melhor repensar o contrato.
Quanto tempo leva até tudo funcionar direito?
Aqui, muitas experiências variam. Já conversei com colegas que trocaram de sistema em um fim de semana, e outros que passaram semanas ajustando detalhes.
O tempo depende do tamanho do banco de dados, da complexidade dos processos e, principalmente, da preparação prévia. A experiência da PREVIC ao anunciar a migração dos seus sistemas reforça: o segredo está no planejamento, na comunicação clara com todos os envolvidos e no treinamento da equipe.
- Em clínicas pequenas, três a cinco dias costumam ser suficientes para adaptação total, se todos participarem das capacitações e o fornecedor fornecer suporte direto;
- Em clínicas com equipes grandes, pode levar uma semana ou mais, especialmente para customizar processos e corrigir pequenos ajustes;
- A agenda de migração deve ser montada junto com o fornecedor, respeitando os horários de menor movimento;
- Testes paralelos, onde antigos e novos sistemas funcionam juntos por um curto período, ajudam muito na transição suave.
No meu caso, a equipe do IZI Soft propôs um cronograma flexível, priorizando os horários vagos entre consultas. Isso manteve o atendimento sem interrupções significativas.
Como garantir segurança e conformidade na transição?
Depois de ver reclamações sobre falhas em trocas de sistemas no setor de saúde, comecei a prestar atenção em três pontos:
- Cumprimento da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) na migração das informações;
- Criptografia ponta a ponta para dados sensíveis antes, durante e após a migração;
- Confirmação de funcionalidades extras como autenticação de dois fatores, logs de acesso e controle de permissões dos usuários.
Uma pesquisa da Revista Brasileira de Saúde Ocupacional reforça que descuidos em processos de migração podem impactar o bem-estar de toda a equipe, inclusive gerando sobrecarga e insegurança. Por isso, sistemas como o IZI Soft investem em protocolos claros e documentação detalhada durante todo o processo.
Segurança da informação começa no planejamento.
O que perguntar ao fornecedor antes de migrar?
Por fim, organizei uma pequena checklist que sempre recorro para evitar arrependimentos. Anote o que pergunto:
- Quais etapas do processo de migração são apoiadas pelo fornecedor? Inclui importação de todos os tipos de dados?
- Existe canal rápido de suporte (WhatsApp, telefone, help desk)? Há limite de chamados?
- Como funciona a reversão ou backup em caso de falha grave?
- Qual a previsão de tempo para migração e qual o plano de contingência?
- O treinamento é personalizado para minha rotina e equipe?
- Há atualização constante de recursos e integração com WhatsApp, assinatura digital, agenda inteligente, CRM, etc?
- Quais custos estão incluídos e quais podem surgir no futuro?
No portal de parceiros do IZI Soft, é possível conversar com clínicas que já passaram pelo processo de migração e aprender com experiências reais.
Uma boa escolha começa pelas perguntas certas.
Conclusão
Trocar de sistema odontológico não é só apertar o botão de atualizar. Exige pesquisa, perguntas bem-feitas e parceiros confiáveis. Com um pouco de preparação, a transição traz vantagens para a rotina da clínica, reduz papeladas e libera tempo para o que realmente importa: cuidar do paciente.
No meu caso, migrar para uma plataforma como o IZI Soft simplificou tarefas e trouxe segurança para pensar no crescimento do consultório. O momento certo de migrar é aquele quando você percebe que o sistema antigo trava seu crescimento. E se você quer conhecer uma solução feita para dentistas, simples e descomplicada, recomendo visitar o site IZI Soft e conversar diretamente com quem entende sua rotina.
Perguntas frequentes
Como escolher um novo sistema odontológico?
Escolher um novo sistema odontológico depende de entender suas necessidades e questionar o fornecedor sobre recursos, custos totais, suporte e facilidade de adaptação. Teste funcionalidades, procure depoimentos de outros usuários (como no portal de parceiros do IZI Soft) e peça demonstração personalizada antes de fechar contrato.
Quanto tempo leva para migrar dados?
O tempo varia de acordo com o volume e complexidade dos dados, mas clínicas pequenas costumam migrar entre três a cinco dias. Grandes bancos de dados podem demandar até duas semanas, especialmente se a equipe precisar de treinamentos específicos.
É seguro trocar de sistema odontológico?
Sim, se o processo seguir protocolos rígidos de backup, validação e criptografia dos dados, o risco é mínimo. Peça treinamento detalhado e documentação do processo. Plataformas como o IZI Soft prezam pela integridade e segurança das informações clínicas.
Vale a pena investir em um novo sistema?
Sim. Um sistema moderno economiza tempo, reduz erros, automatiza tarefas e libera recursos para focar no paciente. O retorno costuma vir no aumento do faturamento e na satisfação da equipe e dos pacientes, principalmente quando o sistema traz recursos como CRM, agenda inteligente e integração digital.
O que devo considerar na troca de sistema?
Avalie se o novo sistema resolve as dores da sua clínica, garante segurança de dados, inclui suporte ágil e tem custos transparentes. Analise planos de migração, política de resgate de dados e se há treinamento suficiente para toda a equipe. A troca traz resultados positivos quando bem planejada e assistida.
